POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TECNOQUÍMICAS S.A.

Responsable de las bases de datos: Tecnoquímicas S.A.
Domicilio: Calle 23 No. 7-39 / Cali - Colombia
Correo electronico: info.data@tecnoquimicas.com
Teléfono: (57) (2) 882 55 55

Tecnoquímicas S.A. es una empresa comprometida con el más estricto cumplimiento de la ley y la protección de los derechos de las personas, y en desarrollo de su política de Responsabilidad Total, mantiene altos estándares de seguridad para garantizar la conservación, protección e integridad de los datos personales que usted ha puesto a su disposición. Por esta razón, ha diseñado estas políticas de almacenamiento, tratamiento y uso de sus datos personales.

Capítulo I – Disposiciones Generales

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este documento fue elaborado de conformidad con los mandatos de la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

ARTÍCULO 2. ALCANCE. La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de Tecnoquímicas S.A., considerado como responsable del tratamiento de los datos personales. Igualmente, es aplicable al tratamiento de los datos personales que obtengan sus filiales, subordinadas y vinculadas.

ARTÍCULO 3. LISTA DE SOCIEDADES. Las sociedades (en adelante “Las Sociedades”) a las que TECNOQUÍMICAS S.A. les administra sus bases de datos y por las cuales es enteramente responsable en cuanto a la obtención y tratamiento de datos son:

: Adhinter S.A.S.; Arpack S.A.S.; Coldesivos S.A.S.; Constructeq S.A.S.; Indugráficas S.A.S Laboratorios Teramed S.A. de C.V.; Tecnofar TQ S.A.S.; Tecnoquímicas del Ecuador S.A.; Tecnoquímicas S.A. Guatemala; Tecnosur S.A.; TQ International CORP.; y Wasser Chemical S.A.S.

ARTÍCULO 4. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos de CONSUMIDORES, MÉDICOS Y PROFESIONALES DE LA SALUD, USUARIOS DE LOS PORTALES WEB DE PROPIEDAD DE TECNOQUÍMICAS S.A. O QUE ESTA SOCIEDAD ADMINISTRA; CONSUMIDORES PARTICIPANTES EN SORTEOS, CONCURSOS O ACTIVIDADES PROMOCIONALES; USUARIOS DE LAS FAN PAGE EN EL SITIO FACEBOOK DE LAS MARCAS Y PRODUCTOS QUE TENGA TECNOQUÍMICAS; SEGUIDORES DE LA(S) CUENTA(S) EN TWITTER QUE TENGA TECNOQUÍMICAS O SUS MARCAS Y PRODUCTOS; SEGUIDORES O CONTACTOS DE CUALQUIER CUENTA EN CUALQUIER RED SOCIAL QUE TENGA TECNOQUÍMICAS.

Estas políticas y manual de tratamiento aplicará también para los datos personales de clientes, proveedores y trabajadores, cuando el contacto que se haga o el tratamiento de sus datos escape del ámbito propio de la relación comercial y laboral que se mantiene con ellos, respectivamente.
Igualmente, este documento tiene el objeto de regular los procedimientos de recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos de carácter personal que realizan TECNOQUÍMICAS S.A. y/o Las Sociedades, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data que tienen todas las personas naturales.

j) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES.Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se entiende por: a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato privado: es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
f) Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
i) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
j) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTÍCULO 7. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por TECNOQUÍMICAS S.A. en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales;a) Principio de finalidad: el Tratamiento de los datos personales recogidos por TECNOQUÍMICAS S.A. debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular; b) Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de TECNOQUÍMICAS S.A., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por parte de TECNOQUÍMICAS S.A. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

CAPÍTULO II - AUTORIZACIÓN
ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN.La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Tecnoquímicas S.A. y Las Sociedades requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Tecnoquímicas S.A., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos y de Las Sociedades, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. Tecnoquímicas S.A y Las Sociedades, se reservan el derecho a confirmar la información otorgada para verificar que el consentimiento es otorgado para el uso de los datos personales o para la inscripción efectiva del usuario en las actividades que sean ofrecidas. Si Tecnoquímicas S.A y/o Las Sociedades descubren que se ha recolectado información de menores o personas con capacidad de ejercicio limitada, sin el consentimiento de sus padres, curadores, tutores o representantes, procederá a eliminar el registro lo más pronto posible de acuerdo con la legislación aplicable en Colombia y la persona no podrá participar en la actividad a la que se haya inscrito.

ARTÍCULO 8.1. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD Y PERSONAS CON CAPACIDAD DE EJERCICIO LIMITIDA. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales de menores o de personas con capacidad de ejercicio limitada, por parte de Tecnoquímicas S.A. y Las Sociedades, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los padres, tutores, curadores o representantes de los menores de edad o de las personas con capacidad de ejercicio limitada (según sea el caso). Tecnoquímicas S.A., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos y de Las Sociedades, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los padres, tutores, curadores o representantes de los menores de edad o de las personas con capacidad de ejercicio limitada, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. Cualquier uso que Tecnoquímicas S.A y Las Sociedades hagan de los datos personales, velará por la protección absoluta de los derechos de los menores de edad, respetando su interés superior y los derechos fundamentales en especial su integridad y dignidad.
PARÁGRAFO.Tratándose de autorizaciones otorgadas por padres de familia, las mismas deben de ser otorgadas por ambos padres, so pena de considerar como no otorgada la autorización.

ARTÍCULO 9. AUTORIZACIÓN PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS SENSIBLES. Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales sensibles, deberá mediar una autorización explícita de dicho tratamiento, informándole al titular el carácter facultativo de la autorización, de conformidad con la naturaleza de los datos.

ARTÍCULO 10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.Tecnoquímicas S.A. adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad de TECNOQUÍMICAS S.A. está disponible, entre otros medios, en la página web www.tecnoquimicas.com.
Capítulo III – TRATAMIENTO Y FINALIDADES
ARTÍCULO 12. TRATAMIENTO.El tratamiento que realizará Tecnoquímicas S.A., será el de recolectar, almacenar, procesar, circular, compartir, usar, transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, de acuerdo con las finalidades.
ARTÍCULO 11. FINALIDADES DIRIGIDAS A LOS EMPLEADOS Y COLABORADORES.
a) Proceder a la gestión adecuada de la relación laboral..
b) Cumplir con las obligaciones legales..
c) Realizar los procesos necesarios para el pago de la nómina..
d) Realizar actividades de prevención de riesgos laborales..
e) Mantener al empleado al tanto sobre actividades de bienestar o educación..
f) Realizar tratamiento estadístico de los datos de nuestros empleados..
g) Atender adecuadamente sus peticiones y/o solicitudes..
h) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las finalidades descritas..
i) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales..

ARTÍCULO 12. FINALIDADES DIRIGIDAS A LOS CONSUMIDORES.
a) Informarle sobre las marcas y productos que comercializamos, así como sobre las actividades promocionales que llevamos a cabo, todo dentro de los términos autorizados por la legislación respectiva.
b) Mantenerlo al tanto sobre actividades de educación continuada en las áreas de medicina y cuidado de la salud, enmarcados dentro de las limitaciones legales que se tienen sobre los productos de prescripción médica y las audiencias a las que están dirigidas.
c) Evaluar la calidad de nuestros productos y el nivel de conocimiento que tienen los consumidores sobre ellos.
d) Realizar tratamiento estadístico de los datos de nuestros consumidores.
e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
f) Atender adecuadamente sus peticiones, solicitudes y reclamos.
g) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las finalidades descritas.
h) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

ARTÍCULO 13.FINALIDADES DIRIGIDAS A LOS CLIENTES.
a) Verificar que su información sea veraz.
b) Evidenciar que sus bienes no proviene de actividades ilícitas.
c) Reportar y consultar a centrales de riesgo.
d) Informarle sobre las marcas y productos que comercializamos, así como sobre las actividades promocionales que llevamos a cabo, todo dentro de los términos autorizados por la legislación respectiva.
e) Levantar registros contables, financieros y estadísticos.
f) Prestar los servicios acorde a las necesidades del titular.
g) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las finalidades descritas.
h) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

ARTÍCULO 14.FINALIDADES DIRIGIDAS A LOS PROVEEDORES.
a) Verificar que su información sea veraz.
b) Evidenciar que los bienes y servicios prestados no proviene de actividades ilícitas.
c) Reportar y consultar a centrales de riesgo.
d) Levantar registros contables, financieros y estadísticos.
e) Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Proveedor.
f) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las finalidades descritas.
g) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

CAPÍTULO IV - DERECHOS Y DEBERES
ARTÍCULO 15. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Tecnoquímicas S.A., en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Tecnoquímicas S.A., en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento.
c) Ser informado por Tecnoquímicas S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 16. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.Tecnoquímicas S.A. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente en la autorización obtenida al momento de recabar el dato, y respetando en todo momento los mandatos de la Constitución, la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y el Decreto 1377 de 2013 que la reglamenta.De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Tecnoquímicas S.A. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:.
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data..
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento..
c) Realizar oportunamente, esto es, en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos..
d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012..
e) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal..
f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio..
g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella..
h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares..
i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO V - Procedimientos para ejercer derechos de consulta, actualización de datos y reclamos
ARTÍCULO 17. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE CONSULTA, ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y RECLAMOS.
a) El derecho puede ser ejercido por el Titular debidamente identificado o por su apoderado o causahabiente (debe adjuntar copia del poder o documento que lo certifique con la solicitud).
b) Los menores de edad deben ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.
c) Si se presenta la solicitud por parte de una persona que no sea el Titular de la información, se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a la misma.

ARTÍCULO 18. CONSULTAS. Los Titulares de los datos personales podrán consultar su información en las bases de datos administradas por Tecnoquímicas S.A. La consulta realizada por el Titular será atendida en máximo diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Si no es posible atender la consulta en ese término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, sin superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 19. RECLAMOS. El Titular que considere que la información contenida en alguna base de datos administrada por Tecnoquímicas S.A. debe ser corregida, actualizada o suprimida, podrá presentar un reclamo ante Tecnoquímicas S.A. Este reclamo debe formularse mediante una solicitud que contenga la identificación del titular y la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, adjuntando los documentos que se quieran aportar como prueba. Si el reclamo resulta incompleto, se informará al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Después de dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante allegue la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CAPÍTULO VI - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 20.MEDIDAS DE SEGURIDAD.En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Tecnoquímicas S.A. adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por lo tanto, cuando se compartan o transmitan datos a un Encargado se celebrará un acuerdo donde se formalice la entrega o forma de recolección de los mismos, exigiendo la respectiva confidencialidad, el cumplimiento de la presente Política de Protección de Datos Personales y en donde además se precisará la finalidad con la cual se transmiten los datos.

ARTÍCULO 21.AUDITORIAS DE LA INFORMACIÓN GENERAL.Se realizará periódicamente una auditoria de las bases de datos y de los procedimientos de seguridad implementados, con la finalidad de garantizar la confidencialidad y protección de la información suministrada por los titulares. En caso de que se detecte alguna situación eventual que llegaré a poner en riesgo la seguridad de los datos personales, Tecnoquímicas S.A. y Las Sociedades tomarán las medidas necesarias para amortizar el riesgo y proteger en todo momento la información suministrada.

ARTÍCULO 22.PERMANENCIA Y DISPOSICIÓN FINAL DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.En el tratamiento de Datos Personales que realiza Tecnoquímicas S.A., la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, Tecnoquímicas S.A. Procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

CAPÍTULO VII - DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 23. RESPONSABLES.Tecnoquímicas S.A. designa como responsables de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información, de las bases de datos de Tecnoquímicas S.A. y de Las Sociedades, a las áreas de Servicios al Consumidor y Vicepresidencia Jurídica de Tecnoquímicas, a quienes se deberán dirigir las solicitudes cuando se hagan por medio escrito, y quienes en todo caso se encargarán de la obtención de la información y la gestión necesaria al interior de Tecnoquímicas S.A. para dar respuesta a los Titulares que así lo soliciten.

ARTÍCULO 24. VIGENCIA.El presente documento entrará en vigencia desde el 1º abril de 2013 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique. Última fecha de revisión y actualización: septiembre de 2017.