POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TECNOQUÍMICAS S.A.

Responsable de las bases de datos: Tecnoquímicas S.A.
Domicilio: Calle 23 No. 7-39 / Cali - Colombia
Correo electronico: info.data@tecnoquimicas.com
Teléfono: (57) (2) 882 55 55

Para TECNOQUÍMICAS S.A., empresa comprometida con el más estricto cumplimiento de la ley y la protección de los derechos de las personas, y en desarrollo de nuestra política de Responsabilidad Total, es muy importante la conservación, protección e integridad de los datos personales que usted ha puesto a nuestra disposición. Por esta razón, hemos diseñado estas políticas de almacenamiento, tratamiento y uso de sus datos personales.

I. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este documento fue elaborado de conformidad con los mandatos de la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este documento aplica para el tratamiento de los datos personales que obtenga y administre Tecnoquímicas S.A. Igualmente, aplica para el tratamiento de los datos personales que obtengan sus filiales, subordinadas y la empresa Tecnosur S.A., que son tratados por Tecnoquímicas S.A. en su condición de centralizador y administrador de todas sus bases de datos.

ARTÍCULO 3. LISTA DE SOCIEDADES. Las sociedades (en adelante “Las Sociedades”) a las que TECNOQUÍMICAS S.A. les administra sus bases de datos y por las cuales es enteramente responsable en cuanto a la obtención y tratamiento de datos son:

TECNOSUR S.A., TECNOFAR TQ S.A.S., WASSER CHEMICAL S.A.S., ADHINTER S.A.S., INDUGRÁFICAS S.A.S., COLDESIVOS S.A.S., TQ INTERNATIONAL CORP., TECNOQUÍMICAS DEL ECUADOR S.A., TECNOQUÍMICAS S.A. GUATEMALA, LABORATORIOS TERAPÉUTICOS MEDICINALES S.A. de C.V. TERAMED S.A. de C.V.

ARTÍCULO 4. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos de CONSUMIDORES, MÉDICOS Y PROFESIONALES DE LA SALUD, USUARIOS DE LOS PORTALES WEB DE PROPIEDAD DE TECNOQUÍMICAS S.A. O QUE ESTA SOCIEDAD ADMINISTRA; CONSUMIDORES PARTICIPANTES EN SORTEOS, CONCURSOS O ACTIVIDADES PROMOCIONALES; USUARIOS DE LAS FAN PAGE EN EL SITIO FACEBOOK DE LAS MARCAS Y PRODUCTOS QUE TENGA TECNOQUÍMICAS; SEGUIDORES DE LA(S) CUENTA(S) EN TWITTER QUE TENGA TECNOQUÍMICAS O SUS MARCAS Y PRODUCTOS; SEGUIDORES O CONTACTOS DE CUALQUIER CUENTA EN CUALQUIER RED SOCIAL QUE TENGA TECNOQUÍMICAS.

Estas políticas y manual de tratamiento aplicará también para los datos personales de clientes, proveedores y trabajadores, cuando el contacto que se haga o el tratamiento de sus datos escape del ámbito propio de la relación comercial y laboral que se mantiene con ellos, respectivamente.
Igualmente, este documento tiene el objeto de regular los procedimientos de recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos de carácter personal que realizan TECNOQUÍMICAS S.A. y/o Las Sociedades, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data que tienen todas las personas naturales.

j) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTÍCULO 7. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por TECNOQUÍMICAS S.A. en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales;a) Principio de finalidad: el Tratamiento de los datos personales recogidos por TECNOQUÍMICAS S.A. debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular; b) Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de TECNOQUÍMICAS S.A., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por parte de TECNOQUÍMICAS S.A. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

CAPÍTULO II - AUTORIZACIÓN
ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de TECNOQUÍMICAS S.A. y Las Sociedades requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. TECNOQUÍMICAS S.A., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos y de Las Sociedades, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTÍCULO 9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en un archivo de audio o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. El contenido de la autorización otorgada para la recolección y tratamiento del dato será emitida por TECNOQUÍMICAS S.A. y será puesta a disposición del Titular previo al Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal.

e) Si se recopilan datos sensibles, y la posibilidad de no darlos a conocer.
ARTÍCULO 10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. TECNOQUÍMICAS S.A. adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad de TECNOQUÍMICAS S.A. está disponible, entre otros medios, en la página web www.tecnoquimicas.com.
C. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

ARTÍCULO 13. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. TECNOQUÍMICAS S.A. conservará el modelo del Aviso de Privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de este deriven. Para el almacenamiento del modelo, TECNOQUÍMICAS S.A. podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

CAPÍTULO III - DERECHOS Y DEBERES
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
CAPÍTULO IV - PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
La Ley 1581 de 2012 confiere a todas las personas naturales unos derechos y garantías que buscan dotarlos de herramientas para proteger sus datos personales y el uso que se les da a estos. Todo derecho que pretenda ser efectivo debe contar con un mecanismo conocido y eficiente mediante el cual se pueda hacer valer.
A continuación TECNOQUÍMICAS S.A. le presenta los derechos que puede hacer valer ante nosotros, en su condición de titular de la información, y los mecanismos que tenemos a su disposición para ello.
c) TECNOQUÍMICAS S.A. y/o Las Sociedades informarán al Titular, en el momento de obtener su información, sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento.
PARÁGRAFO: TECNOQUÍMICAS S.A. garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de sus datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.
ARTÍCULO 17. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, TECNOQUÍMICAS S.A. garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales TECNOQUÍMICAS S.A. garantiza:
Tener habilitada su línea de atención al consumidor 018000 523339, así como la cuenta de correo electrónico info.data@tecnoquimicas.com y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
3) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 19. SUPRESIÓN DE DATOS. El Titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a TECNOQUÍMICAS S.A. la eliminación de sus datos personales cuando:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por TECNOQUÍMICAS S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:

(i) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad. (ii) Su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, con el fin de proteger los datos de las personas, TECNOQUÍMICAS tomará el reclamo por no presentado.
Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por TECNOQUÍMICAS S.A., señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información:
1. El nombre y domicilio del Titular, o cualquier otro medio, como un correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos.

Cada vez que TECNOQUÍMICAS S.A. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web y en su Aviso de Privacidad.

En vista de lo anterior, será necesario que el Titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a TECNOQUÍMICAS S.A., indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso, se deberá indicar con cuál tratamiento no está conforme el Titular.
CAPÍTULO V - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 22. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, TECNOQUÍMICAS S.A. adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
a) Especificación detallada de las bases de datos a las que aplica.
b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.
c) Funciones y obligaciones del personal.
d) Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
f) Procedimientos que garanticen la conservación de las autorizaciones extendidas por los titulares de la información.
g) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
h) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado.
i) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
j) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

CAPÍTULO VI - DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 24. TECNOQUÍMICAS S.A. designa como responsables de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información, de las BASES DE DATOS DE TECNOQUÍMICAS S.A. y de Las Sociedades, a las áreas de Servicios al Consumidor y Vicepresidencia Jurídica de TECNOQUÍMICAS, a quienes se deberán dirigir las solicitudes cuando se hagan por medio escrito, y quienes en todo caso se encargarán de la obtención de la información y la gestión necesaria al interior de TECNOQUÍMICAS S.A. para dar respuesta a los Titulares que así lo soliciten.
ARTÍCULO 22. VIGENCIA. El presente documento rige a partir del 1º abril de 2013 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.